Fahrtenbuch führen – so geht es richtig! Tipps & Tricks

Fatih Karatas
Januar 24, 2022

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist für viele Flottenfahrer von Vorteil. Wer viel Zeit auf der Straße verbringt, kann sich mehr Geld einsparen, als es mit der 1-%-Regelung möglich ist. Das Fahrtenbuch schreiben erfordert Genauigkeit und Konsequenz, denn nur so wird es vom Finanzamt anerkannt. Ab wann ein Fahrtenbuch zu führen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es ist wichtig, das Fahrtenbuch lückenlos und korrekt auszufüllen, um steuerliche Vorteile optimal nutzen zu können. In diesem Artikel finden Sie hilfreiche Tipps und Anleitungen, wie Sie Ihr Fahrtenbuch richtig führen und somit finanzielle Vorteile für sich beanspruchen können.

Fahrtenbuch analog führen: Was gibt es zu berücksichtigen?

Was einfach klingt, ist mit vielen Regelungen versehen. Es gibt strikte Richtlinien, wann ein Fahrtenbuch anerkannt wird und was dafür zu beachten ist. Hier ist es also besonders wichtig, dass das Fahrtenbuch korrekt geführt wird. Welche Vorgaben dabei besonders schriftlich berücksichtigt werden sollten, erklären wir Ihnen. Beim Fahrtenbuch schreiben sollten Sie darauf achten, dass jede Fahrt mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Fahrtziel sowie dem Zweck und den aufgesuchten Personen oder Unternehmen detailliert dokumentiert wird. Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch muss zudem fortlaufend und ohne Korrekturen geführt werden, um die Glaubwürdigkeit zu wahren. Dies ist entscheidend, um steuerliche Nachteile zu vermeiden und das Fahrtenbuch richtig zu führen.

Wer und ab wann muss man ein Fahrtenbuch führen?

Wenn man festlegt, wer ein Fahrtenbuch führen muss, trifft man zuerst die Entscheidung, keine 1-%-Methode anzuwenden. Grundsätzlich ist dies für alle Firmenwagenfahrer möglich. Dies beantwortet jedoch nicht die Frage, wer ein Fahrtenbuch führen muss. Denn wie immer: Die Ausnahme bestätigt die Regel. In der Regel müssen Fahrtenbücher von jenen geführt werden, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen und die private Nutzung steuerlich geltend machen möchten. Ab wann ein Fahrtenbuch zu führen ist, hängt oft von der Unternehmenspolitik und den steuerlichen Rahmenbedingungen ab. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit den steuerlichen Anforderungen vertraut zu machen und das Fahrtenbuch von Beginn der Fahrzeugnutzung an korrekt zu führen, um spätere Probleme zu vermeiden.

Fahrtenbuch führen – 5 Aspekte, die zu beachten sind:

Ein Fahrtenbuch schriftlich zu führen, bringt viel Arbeit mit sich. Soll die Einreichung beim Finanzamt gelingen, ist auf Genauigkeit und Lückenlosigkeit zu achten. Hier die wichtigsten Punkte:

Vollständigkeit

Vollständig heißt lückenlos. Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Aufzeichnung aller beruflichen Fahrten nach:

Datum
Kundenname
Fahrziel
Start- und Endstand der Kilometer pro Fahrt

Wenn das Finanzamt Lücken findet und das Fahrtenbuch daher nicht anerkennt, greift automatisch die 1-%-Regelung.

Aktualität

Ein weiterer Faktor für die Anerkennung des Fahrtenbuchs ist die Aktualität. Alle Fahrten müssen zeitnah erfasst werden. Von Vorteil ist, man trägt die Daten direkt nach der Fahrt oder im Laufe des Tages ein. Ist es verspätet, könnte der Eindruck von Fehlerhaftigkeit oder Missbrauch entstehen.

Fahrtenbuch als Heft

Das Finanzamt fordert eine geschlossene Form des Fahrtenbuchs. Zettelwirtschaft wird nicht akzeptiert. Sofern es digital funktionieren soll, muss die Datei unveränderbar sein. routecontrol hat hierfür die Lösung: Das elektronische Fahrtenbuch.

Privatfahrten

Privatfahrten müssen im Fahrtenbuch vermerkt werden, benötigen allerdings lediglich den Kilometerstand als Angabe. Handelt es sich um den Arbeitsweg, also die Strecke von Wohnsitz und Arbeitsplatz, ist lediglich ein Vermerk im Fahrtenbuch zu hinterlegen. Zu beachten ist allerdings, dass es auf direktem Weg von Ort a) zu Ort b) gehen muss. Unterbrechungen gelten als Privatfahrt und müssen angegeben werden.

Korrektheit & Manipulationssicherheit

Die größte Sorge beim Fahrtenbuch besteht darin, dass es manipuliert werden könnte. Aufgrund dessen sind nachträgliche Änderungen nur in Ausnahmefällen erlaubt oder müssen gesondert gekennzeichnet sein. Durch nachträgliche Änderungen, die nicht hervorgehoben wurden, kann ein Fahrtenbuch als ungültig erklärt werden.

Sind Kürzel erlaubt? Weitere Regeln beim Fahrtenbuch schreiben

Abkürzungen und unklare Beschriftung führen immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Finanzamt und Fahrtenbuch Inhaber. Trotz eindeutiger Vorgaben führen Abkürzungen bei Ortsnamen oder Reiseziel zur Aberkennung des Fahrtenbuchs, es sei denn, Sie fügen dem Fahrtenbuch ein Abkürzungsverzeichnis bei.

Folgende Vorgaben sind zudem zu beachten

Der Besuchte (Kunde,Geschäftspartner o.ä.) muss zusätzlich zum besuchten Ort (mit Adresse) aufgelistet werden.
Reiseziel, Person oder Ort, müssen konkret mit Namen und Adresse festgehalten werden.
Abkürzen von wiederkehrenden Namen sind nur möglich, wenn ein Kürzelverzeichnis dem Fahrtenbuch beigefügt wird.
Kilometerstand vor und nach Fahrt, Fahrer, Datum und Fahrtgrund muss angegeben werden.

Fahrtenbuch führen: Die 7-Tage-Regel

Manipulationssicherheit und Vollständigkeit sind die obersten Gebote des Fahrtenbuchs. Da es digital zwar praktikabler ist, aber sich dadurch auch die Betrugsmöglichkeiten vermehrt haben, wurde eine 7-Tage-Regel etabliert.

Diese 7-Tage-Regel besagt, dass Fahrten, die automatisch aufgezeichnet wurden, innerhalb einer Frist von sieben Tagen kategorisiert und geändert werden dürfen.

So kann beispielsweise innerhalb der Woche eine Kategorisierung oder Änderung von Privat- oder Betriebsfahrt, den Kundennamen oder auch Adressen und Fahrtengrund vorgenommen werden. Aber Achtung: Jeder Schritt muss nachvollziehbar und die Änderung gekennzeichnet sein.

Fahrtenbuch digital führen: Darum ist das elektronische Fahrtenbuch dem analogen überlegen

Das elektronische Fahrtenbuch bietet im Vergleich zum analogen Fahrtenbuch zahlreiche Vorteile, die das Fahrtenbuch führen wesentlich vereinfachen. Ein entscheidender Punkt ist die Minimierung der Fehleranfälligkeit. Während beim analogen Fahrtenbuch schreiben menschliche Fehler wie vergessene Einträge oder unleserliche Handschrift ein Problem darstellen können, sorgt die digitale Version für eine präzise und automatisierte Erfassung aller Fahrten. Dies ist besonders wichtig, um das Fahrtenbuch richtig zu führen und vom Finanzamt anerkannt zu bekommen.

Zudem ermöglicht das elektronische Fahrtenbuch eine zeitnahe und effiziente Verwaltung. Mit der Integration der Flottenmanagement App von routecontrol werden alle relevanten Daten automatisch erfasst und können jederzeit abgerufen werden. Dies erleichtert nicht nur das Fahrtenbuch schreiben, sondern auch die Analyse und Auswertung der Fahrten für steuerliche Zwecke. Besonders im Bereich Transport & Logistik und bei der Routenplanung im Außendienst birgt dies viele Vorteile. Die digitale Form bietet somit eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung, um das Fahrtenbuch führen zu können, ohne sich in den Tiefen manueller Eintragungen zu verlieren. Ab wann ein Fahrtenbuch zu führen ist, bleibt zwar gleich, aber die Art und Weise, wie es geführt wird, wird durch die digitale Technologie revolutioniert und vereinfacht.

Viele Regeln, eine Lösung: das digitale Fahrtenbuch von routecontrol

Liest man sich die Vorschriften durch, wird deutlich, wie kompliziert das Führen eines Fahrtenbuchs sein kann. Besorgniserregend ist vor allem die Fehleranfälligkeit, die gar nicht mutwillig herbeigeführt sein muss. Nur durch konsequentes Kontrollieren hat man Aussicht auf eine Steuerersparnis.

routecontrol hat sich deswegen Gedanken darüber gemacht, wie man den Arbeitsalltag besonders in der Fahrzeugverwaltung erleichtern kann. Ziel war es, eine praxisnahe und unkomplizierte, digitale Lösung zu entwickeln: Das elektronische Fahrtenbuch, das durch eine zusätzlich entwickelte App kombiniert mit weiteren Vorteilen eingesetzt werden kann. Der Stress im Alltag analog ein Fahrtenbuch zu führen gehört somit der Vergangenheit an!