- Fatih Karatas
Die Digitalisierung macht auch vor dem Fuhrparkmanagement nicht Halt. Unternehmen setzen immer häufiger auf GPS-Tracking, um Firmenfahrzeuge effizienter zu steuern, Einsatzzeiten zu optimieren oder Diebstahl vorzubeugen. Doch sobald Fahrzeuge mit Mitarbeitern ausgestattet sind, stellt sich die Frage: Ist GPS-Überwachung von Mitarbeitern erlaubt? Und wenn ja – unter welchen Bedingungen?
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Unternehmen in Deutschland bei der GPS-Überwachung von Mitarbeitenden beachten müssen, welche rechtlichen Grundlagen gelten und wie Sie GPS-Systeme im Arbeitsalltag einsetzen können.
GPS für Mitarbeiter – was steckt dahinter?
Mit einem GPS-Tracker können Fahrzeuge, Geräte oder Personen geortet und deren Bewegungen aufgezeichnet werden. Im Fuhrparkmanagement wird das System zumeist zur Fahrzeugortung genutzt. Doch sobald sich eine Person im Fahrzeug befindet – etwa ein Außendienstmitarbeiter, ein Monteur oder ein Lieferfahrer – wird aus dem reinen Fahrzeug-Tracking schnell eine personenbezogene Überwachung.
Das bedeutet: Die Positionsdaten von einem GPS-Tracker im PKW können theoretisch Rückschlüsse auf das Verhalten, die Arbeitsweise und auch die Pausen des Mitarbeitenden zulassen. Genau deshalb greift hier der Datenschutz, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Folglich stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Wann ist die GPS-Überwachung von Mitarbeitern erlaubt und wann nicht?
Ist die GPS-Überwachung von Mitarbeitern grundsätzlich erlaubt?
Die Antwort lautet: Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
In Deutschland ist die GPS-Überwachung von Mitarbeitern grundsätzlich erlaubt, unterliegt aber strengen Auflagen. Entscheidend ist, ob ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers vorliegt, das schwerer wiegt als das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeitenden. Zudem muss das GPS-Tracking transparent, verhältnismäßig und zweckgebunden erfolgen.
Voraussetzungen für eine zulässige GPS-Mitarbeiterüberwachung:
- Konkreter Zweck (z. B. Diebstahlschutz, Tourenplanung, Nachweisführung)
- Information und Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden
- Keine lückenlose Dauerüberwachung
- Beschränkung auf Arbeitszeit
- Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
Unternehmen sollten dabei stets die Verhältnismäßigkeit wahren und den Einsatz individuell begründen können. Denn nur wer GPS-Tracking und Datenschutz mit Fingerspitzengefühl verbindet, schafft Vertrauen und schützt sich vor rechtlichen Konsequenzen.
Rechtliche Grundlagen für die Mitarbeiterüberwachung via GPS im Überblick
Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zur GPS-Überwachung finden sich in:
Artikel 6 DSGVO
Datenverarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist – jedoch nur, wenn nicht die Interessen der betroffenen Person überwiegen.
§ 26 BDSG
Erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext, wenn sie für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist, z. B. zur Aufdeckung von Straftaten oder zur Leistungskontrolle, aber stets unter hohen Anforderungen.
Fazit: Arbeitgeber benötigen eine klare, dokumentierte Begründung und müssen sicherstellen, dass die GPS-Nutzung datenschutzkonform erfolgt. Das ist zum Beispiel bei der Nutzung von GPS für die digitale Tourenplanung in der ambulanten Pflege der Fall.
Was ist beim GPS-Tracking in der Praxis erlaubt?
In der Praxis kommt es bei der GPS-Überwachung von Mitarbeitenden auf die richtige Balance zwischen betrieblichem Nutzen und persönlicher Freiheit an.
Zulässige Beispiele:
| Unzulässige Beispiele:
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Entscheidend ist also nicht nur, ob GPS eingesetzt wird – sondern wie. Eine gute Kommunikation, dokumentierte Prozesse und transparente Regelungen helfen dabei, die Genauigkeit von GPS im Arbeitsalltag datenschutzkonform und fair zu nutzen.
Braucht es eine Einwilligung der Mitarbeitenden, damit GPS-Überwachung erlaubt ist?
Nicht immer, aber oft. Wenn das GPS-Tracking ausschließlich auf berechtigten Interessen basiert und datenschutzkonform begründet ist, kann es auch ohne schriftliche Einwilligung erlaubt sein.
In der Praxis empfiehlt sich aber in jedem Fall:
- Transparente Kommunikation
- Schriftliche Information nach Art. 13 DSGVO
- Möglichst freiwillige Einwilligung der Mitarbeitenden
Zudem sollte im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein, wann, wie und zu welchem Zweck GPS-Daten erhoben werden. Bei vorhandenen Betriebsräten besteht eine Mitbestimmungspflicht (§ 87 BetrVG).
Tipps für eine rechtssichere GPS-Mitarbeiterüberwachung
Damit die GPS-Überwachung von Mitarbeitern erlaubt ist, müssen Unternehmen die rechtlichen und menschlichen Aspekte im Blick behalten. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen:
- Zweck genau definieren: Klare Zielsetzung für den GPS-Einsatz formulieren (z. B. Tourenplanung, Fahrtenbuch, Schutz vor Diebstahl).
- Tracking auf Arbeitszeiten begrenzen: Keine Überwachung in der Freizeit oder bei Privatfahrten – z. B. durch Geofencing oder Zeitprofile.
- Datenminimierung beachten: Nur so viele Daten erfassen wie nötig – keine Bewegungsprofile oder Dauerüberwachung speichern.
- Mitarbeiter informieren: Frühzeitige und verständliche Information über die Art, Dauer und den Zweck der Überwachung.
- Einwilligung dokumentieren: Idealerweise schriftlich einholen oder als Teil einer Betriebsvereinbarung umsetzen.
- Datenschutzbeauftragten einbinden: Frühzeitig bei Auswahl und Einführung der GPS-Lösung konsultieren.
Diese Maßnahmen helfen Ihnen dabei, rechtliche Risiken zu minimieren und gleichzeitig ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihren Mitarbeitenden zu wahren. So lässt sich GPS-Mitarbeiterüberwachung verantwortungsvoll gestalten.
Welche Vorteile bietet das GPS-Tracking von Mitarbeitern trotz rechtlicher Hürden?
Trotz der rechtlichen Anforderungen bringt GPS für Mitarbeiter zahlreiche Vorteile:
- Bessere Einsatzplanung & Zeitersparnis
- Schnellere Reaktionsfähigkeit im Außendienst
- Klarheit bei Streitfällen (z. B. Ankunftszeiten beim Kunden)
- Effizientere Ressourcennutzung & Kosteneinsparung
- Mehr Sicherheit für Fahrer und Fahrzeuge
Wichtig ist, dass der Nutzen nicht auf Kontrolle, sondern auf Effizienz, Schutz und Fairness ausgerichtet ist.
GPS-Überwachung von Mitarbeitern – mit routecontrol erlaubt und rechtskonform umsetzbar!
Die GPS-Überwachung von Mitarbeitenden ist in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Wer auf Transparenz, Datenschutz und Fairness achtet, kann GPS-Technologie sinnvoll einsetzen – sei es zur Fuhrparksteuerung, zur Nachweisführung oder zur Diebstahlprävention.
Die Software für Fahrzeugverwaltung von routecontrol unterstützt Sie dabei, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten: mit flexiblen Datenschutzeinstellungen, klarer Führung des elektronischen Fahrtenbuchs und rollenbasiertem Datenzugriff. So setzen Sie GPS-Überwachung für Ihre Mitarbeitenden effizient, verantwortungsvoll und erlaubt ein.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu der GPS-Überwachung von Mitarbeitern
Ist die GPS-Überwachung von Mitarbeitern grundsätzlich erlaubt?
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen. Die Überwachung muss einem legitimen Zweck dienen (z. B. Routenoptimierung, Diebstahlschutz), verhältnismäßig sein und darf die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden nicht unverhältnismäßig einschränken. Transparenz, Zweckbindung und ggf. Einwilligung sind dabei essenziell
Muss ich meine Mitarbeiter über das GPS-Tracking informieren?
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen. Die Überwachung muss einem legitimen Zweck dienen (z. B. Routenoptimierung, Diebstahlschutz), verhältnismäßig sein und darf die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden nicht unverhältnismäßig einschränken. Transparenz, Zweckbindung und ggf. Einwilligung sind dabei essenziell
Ist die GPS-Überwachung von Mitarbeitern auch in der Freizeit erlaubt?
Nein. GPS-Tracking darf ausschließlich während der Arbeitszeit erfolgen. Privatfahrten oder Pausen dürfen nicht überwacht werden, um die Privatsphäre zu schützen.
Welche Daten dürfen beim GPS-Tracking der Mitarbeiter aufgezeichnet werden?
Nur Daten, die für den definierten Zweck erforderlich sind – z. B. Standort, Fahrtzeiten oder Routenverlauf. Bewegungsprofile, die über das Notwendige hinausgehen, sollten vermieden werden. Die Speicherung muss zeitlich begrenzt und datenschutzkonform erfolgen.
Was passiert bei einem Verstoß gegen Datenschutzregeln?
Verstöße können zu Abmahnungen, Bußgeldern durch Datenschutzbehörden und Schadensersatzforderungen führen. Unternehmen sollten daher interne Prozesse dokumentieren, Mitarbeitende schulen und eine rechtssichere GPS-Lösung einsetzen.